Les présentes Conditions générales supplémentaires et l’Accord exprès, faisant chacun partie intégrante des présentes (collectivement, le présent « Accord »), sont conclus entre l’Hôtel et le Client, tels qu’ils sont définis dans l’Accord Exprès. Tous les termes portant une majuscule utilisés dans les présentes qui ne sont pas spécifiquement définis ont la signification qui leur est donnée dans l’Accord Exprès. Pendant toute la durée de l’Evènement pour lequel vous utilisez et occupez l’Hôtel, vous devez respecter toutes les exigences stipulées dans les présentes pouvant être modifiées par Hilton Worldwide, Inc. (« Hilton Worldwide »), le cas échéant, à sa seule discrétion et affichées sur le présent site Web.

Vous acceptez de payer à l’Hôtel la nourriture, les boissons et autres services non expressément stipulés dans l’Accord exprès et dans toute annexe, mais qui ont été mis à votre disposition à votre demande pendant l’Evènement. Au plus tard à la date de votre arrivée, vous nous confirmerez par écrit le nom des personnes que vous avez autorisées à engager des frais supplémentaires pendant l’Evènement au-delà des montants contractés. Un document consignant tous les frais supplémentaires (location de salle de réunion, matériel audiovisuel, tableaux de conférence, repas et pauses et autres frais divers) sera présenté à l’une des personnes que vous avez autorisées pour qu’elle le vérifie et le signe chaque jour.

Si votre Evènement comprend la réservation de chambres, afin d’attribuer des chambres spécifiques aux participants, chaque chambre de votre bloc de chambres devra être confirmée comme indiqué ci-dessous, au plus tard quatorze (14) jours avant la Date de votre arrivée. Cette date sera considérée comme votre « date limite de reservation ». Après la date limite de réservation, vous acceptez que l’Hôtel puisse proposer les chambres non utilisées se trouvant dans votre bloc de chambres à d’autres clients afin de réduire ses pertes et vos obligations en vertu de la clause de dommages et intérêts. La confirmation des chambres après la date limite ne sera acceptée qu’en fonction de la disponibilité et au tarif en vigueur dans l’Hôtel. Pour confirmer une chambre dans votre bloc de chambres, vous, l’Organisateur, ou l’invité(e) qui assiste à votre Evènement, devez garantir la réservation avec une carte de crédit en cours de validité. Si vous réservez les chambres avec votre carte de crédit, les participants pourront par la suite fournir les coordonnées de leur propre carte de crédit pour leur chambre. Veuillez noter que l’Hôtel ne débitera pas la carte de crédit au moment de la confirmation de la chambre. Les cartes de crédit seront uniquement débitées dans les circonstances suivantes : 1) Au moment du règlement de la note, à moins que vous ne fournissiez un autre moyen de paiement, et 2) si des frais d’annulation précoce ou des frais de non-présentation sont pris en compte. Si toutes les chambres de votre bloc de chambres sont confirmées à l’aide d’une seule carte de crédit au plus tard à la date limite de réservation, vous devrez nous envoyer une liste des chambres indiquant le nom de l’invité(e) qui occupera chaque chambre et son adresse.

En raison de la loi en vigueur, vous ne pouvez pas apporter de boissons alcoolisées dans l’Hôtel pendant votre Evènement. Vous devez obtenir notre autorisation préalable avant d’apporter de la nourriture ou des boissons non alcoolisées venant de l’extérieur dans notre Hôtel . Des frais de service s’appliqueront à la nourriture et aux boissons servies dans notre espace réception, que des membres du personnel de l’Hôtel aient été sollicités ou non.

Les dispositions concernant la livraison de colis doivent être prises par le responsable de l’Evènement désigné. Des frais de réception, d’expédition et de manutention peuvent s’appliquer. Nous n’accepterons aucun colis qui nécessite que nous payions des frais de port. Les livraisons seront uniquement acceptées au cours des 48 heures qui précèdent la date de votre arrivée, sauf accord préalable de notre part. Toutes les livraisons doivent être correctement étiquetées conformément à nos instructions. Dans toute la mesure permise par la loi, nous ne pouvons être tenus responsables des dommages à vos colis ou de la perte de ceux-ci.

Si vous décidez d’utiliser des fournisseurs extérieurs dans les locaux de l’Hôtel pendant votre Evènement, vous devrez nous en informer au moins 10 jours avant la tenue de l’Evènement. Nous pouvons exiger que vos fournisseurs extérieurs signent une convention de décharge de responsabilité, d’indemnisation et d’assurance sous la forme actuellement utilisée par l’Hôtel pour les fournisseurs extérieurs similaires, et qu’ils fournissent une preuve d’assurance pour des montants qui nous paraissent acceptables (nous déterminerons les montants et les types d’assurance à notre seule discrétion en fonction du type de services que le fournisseur fournira) avant de pouvoir fournir les services dans notre Hôtel. Dans certains cas, l’Hôtel peut être obligé, en vertu des obligations qui lui sont imposées par les syndicats ou les conventions collectives, d’utiliser son propre personnel pour fournir certains services, et vous acceptez de payer les frais et/ou les charges associés à ces services.

Dans toute la mesure permise par la loi, vous assumez l’entière responsabilité du comportement de toutes les personnes qui participent à votre Evènement, et de la perte et/ou des dommages causés à toute partie des locaux de l’Hôtel pendant la durée de l’Evènement par vos employés et travailleurs intérimaires, agents, entrepreneurs, sous-traitants, ainsi que les participants à l’Evènement. Nous vous conseillons de souscrire et de maintenir en vigueur une assurance appropriée, dont un certificat ou une preuve peut vous être demandé(e) par l’Hôtel. Vous pouvez, à votre convenance, souscrire une assurance pour couvrir vos décorations, objets spéciaux et autres biens. L’Hôtel n’est pas assuré pour les dommages subis par vos biens et leur perte et, dans toute la mesure permise par la loi, il n’en est pas responsable. Si nécessaire, selon notre seul jugement, afin de maintenir des mesures de sécurité appropriées au vu de la taille et/ou de la nature de votre réception, vous fournirez, à vos frais, du personnel de sécurité fourni par une agence de sécurité ou une société de gardiennage agréée de bonne réputation exerçant ses activités dans la ville ou le pays où nous sommes situés, qui devra faire l’objet d’un accord préalable de notre part. Ce personnel de sécurité ne devra pas porter d’armes.

Vous acceptez de respecter toutes les lois et réglementations applicables, y compris, mais sans s’y limiter, les codes en matière de santé et de sécurité, les réglementations concernant la lutte contre le terrorisme, la corruption et le blanchiment d’argent, et les réglementations en matière d’incendie. Vous déclarez et garantissez que vous ne figurez pas actuellement sur la Liste de l’Agence américaine pour le contrôle des transferts d’actifs (OFAC), ni sur aucune autre liste de contreparties non autorisées, y compris celles maintenues par d’autres gouvernements en vertu des sanctions commerciales ou financières nationales, régionales ou prises par les Nations Unies qui s’appliquent. Si votre nom est ajouté à l’une de ces listes de contreparties non autorisées avant la date de votre arrivée, alors vous devrez nous en informer immédiatement. Vous pouvez trouver la Liste de l’OFAC en vous rendant à la page : http://www.treasury.gov/resource-center/sanctions/SDN-List/Pages/default.aspx.

En plus des autres droits et recours légaux à notre disposition en vertu des lois applicables, nous pouvons annuler votre Evènement et l’Accord exprès sans engager notre responsabilité dans l’une des circonstances suivantes : (i) si les acomptes ou les arrhes ne sont payés en temps voulu ; (ii) si vous, ou l’un de vos employés, agents, sous-traitants ou dirigeants, commettez un acte illégal ou agissez de telle sorte que cela portera sûrement préjudice à la réputation de l’Hôtel ou de Hilton Worldwide ; ou (iii) pour d’autres raisons si nous croyons qu’il est nécessaire de le faire pour que nous puissions remplir nos obligations en vertu des lois et réglementations applicables, notamment si votre nom est ajouté sur une liste de contreparties non autorisées comme indiqué dans la clause précédente. Si nous annulons votre Evènement pour un motif légitime comme stipulé en vertu de la présente clause, nous pourrons alors prétendre à des dommages et intérêts pour cause d’annulation complète, tel que stipulé dans l’Accord exprès.

Nous pouvons décider d’annuler tout accord conclu séparément entre vous et l’Hôtel pour d’autres réunions/réceptions organisées à l’avenir sans aucune responsabilité envers vous concernant ladite annulation (l’Hôtel ne paiera aucun frais, charge, dommage et intérêt ou pénalité en raison de l’annulation et aucune plainte ne pourra être déposée contre l’Hôtel suite à l’annulation) si l’un des événements ci-après se produit : (i) le compte principal concernant un Evènement terminé reste impayé après 60 jours ; (ii) vos employés, agents, fournisseurs ou participants causent des dommages matériels ou des perturbations dans les locaux de l’Hôtel, dans le cadre de son exploitation ou au détriment de ses clients ; (iii) une activité criminelle dans l’Hôtel est liée à votre Evènement ; ou (iv) vous réservez et annulez par la suite un nombre excessif d’évènements confirmés, tel que déterminé par l’Hôtel à sa seule discrétion.

Nous avons le droit de revoir et d’approuver tout matériel publicitaire ou promotionnel dans le cadre de votre Evènement qui fait tout particulièrement référence au nom de l’Hôtel ou à un nom ou logo appartenant à l’une des filiales de Hilton Worldwide.

Si une personne est désignée dans l’Accord exprès comme étant l’Organisateur de l’Evènement, elle pourra recevoir des points bonus dans le cadre d’un Evènement répondant aux critères du programme. Seul l’Organisateur de l’Evènement, spécifiquement identifié dans l’Accord exprès, pourra bénéficier de ce Bonus Event Planner, sauf si nous recevons avant l’Evènement la confirmation écrite signée par vous ou l’Organisateur (selon le cas) qu’une autre personne doit le recevoir. Pour cet Evènement, l’Organisateur recevra un point bonus HHonors et demi pour chaque dollar américain admissible dépensé jusqu’à 100 000 points maximum. Tous les détails et les règles relatives au Programme Bonus Event Planner sont disponibles à la page : www.hilton.com. L’adhésion au Programme Hilton HHonors, le gain de points et l’échange des points sont soumis aux Conditions générales du programme HHonors. Avant que le Bonus Event Planner puisse être attribué, un accusé de réception signé par un représentant autorisé de l’employeur de l’Organisateur de l’Evènement doit nous être envoyé. Ce document doit simplement confirmer que l’employeur est informé de l’avantage gracieusement offert à l’Organisateur de l’Evènement et que l’attribution de cet avantage n’enfreint pas les politiques de l’employeur à la date de distribution du Bonus Event Planner. Nous pouvons vous fournir un modèle d’accusé de réception qui nous paraît acceptable. Vous acceptez d’assumer l’entière responsabilité quant à la décision relative à la communication du Bonus Event Planner et concernant ladite communication si elle est nécessaire. En outre, si une personne prétend que la communication était insuffisante, vous acceptez de nous rembourser tous les frais, obligations et dépenses que nous engagerons.

Si vos tarifs donnent droit à des commissions, alors nous paierons uniquement une commission aux agences qui sont des membres agréés de l’IATA, du TIDS ou de la HBAA (ou d’organismes similaires). Si votre Evènement comprend des chambres, la commission sera versée sur le tarif des chambres (à l’exclusion des remises, frais de société de logement, ou autre subvention) pour chaque chambre réellement occupée et payée par vous ou vos participants et qui a été réservée dans le cadre d’un bloc de chambres déterminé aux tarifs de groupe spéciaux, tel que précisé dans l’Accord exprès. La commission sera versée uniquement à l’Organisateur désigné, sauf si, avant le début de l’Evènement, nous recevons une notification écrite signée par vous et l’Organisateur désigné indiquant que ladite commission doit être payée à une autre personne physique ou morale. Sauf indication contraire dans l’Accord exprès, la commission sera payée en un seul versement, mais uniquement après réception du règlement intégral de la facture de l’Evènement ainsi que d’une facture de commission valable. Nous ne sommes pas tenus de prendre des mesures visant à obtenir les fonds versés à titre de commissions. Vous acceptez d’assumer l’entière responsabilité quant à la décision relative à la communication de la commission et concernant ladite communication si elle est nécessaire. En outre, si une personne prétend que la communication était insuffisante, vous acceptez de nous rembourser tous les frais, obligations et dépenses que nous engagerons.

Les parties acceptent de faire tous les efforts raisonnables sur le plan commercial pour résoudre, de façon informelle et aux moments opportuns, tout litige concernant toute question relative à l’Accord exprès en exposant ledit litige aux représentants de la direction de chaque partie pour qu’ils puissent en discuter et parvenir à une résolution éventuelle dans l’ordre stipulé dans les présentes ; sous réserve toutefois que les litiges relatifs à une violation des droits de propriété intellectuelle ne soient pas soumis à la présente disposition. Si dans les trente (30) jours calendaires qui suivent la soumission d’un différend conformément à la présente clause, les parties sont incapables de s’accorder sur une résolution du litige, alors l’une ou l’autre partie pourra informer l’autre partie de son intention d’avoir recours à l’arbitrage ou d’engager des poursuites judiciaires. L’Accord exprès sera régi et interprété conformément aux lois du pays dans lequel l’Hôtel est situé, à l’exclusion des lois portant sur le choix de droit ou le conflit de lois. L’arbitrage des différends (s’il est choisi par la partie demanderesse) découlant de l’Accord exprès sera exercé dans la juridiction dans laquelle l’Hôtel est situé conformément au Règlement d’Arbitrage de la Chambre de Commerce Internationale, par un arbitre ou plus désigné(s) en vertu dudit Règlement. Le règlement des différents (s’il est choisi par la partie demanderesse) découlant de l’Accord exprès se fera devant un tribunal compétent dans la ville ou le pays où l’Hôtel est situé (ou le lieu le plus proche disponible), et les parties renoncent expressément au droit à un procès devant jury.

Les parties acceptent qu’en cas de litige découlant de quelque manière que ce soit de l’Accord exprès, la partie gagnante dans tout arbitrage ou procédure judiciaire aura le droit de percevoir une indemnité représentant ses frais et dépens, plus l’intérêt avant et après jugement. Si nous requérons les services d’un d’organisme de recouvrement ou d’un représentant légal pour aider au recouvrement des montants qui nous sont dus en vertu de l’Accord exprès, vous payerez toutes les dépenses encourues par nous dans le cadre dudit recouvrement.

Les engagements pris par chacune des parties lient leurs successeurs et cessionnaires respectifs. Vous ne pouvez pas céder l’Accord exprès ou tout droit en vertu de celui-ci sans l’autorisation écrite préalable de l’Hôtel. Par ailleurs, les installations retenues dans l’Accord, y compris les salles de réunion, sont pour votre usage exclusif. Vous ne pouvez pas revendre les réservations. Si nous avons connaissance d’une violation du présent article, nous pourrons immédiatement résilier l’Accord, sans encourir de responsabilité envers vous pour les chambres ou les tarifs retenus, et vous serez tenus responsables des dommages et intérêts découlant de l’annulation, tel que stipulé dans les présentes.

Aucune des parties ne sera tenue responsable du manquement à remplir ses obligations dans le cadre de l’exécution de l’Accord exprès si des circonstances indépendantes de sa volonté, y compris, mais sans s’y limiter, des catastrophes naturelles, des mesures prises par les autorités gouvernementales, des attaques terroristes dans la ville où l’Hôtel est situé, ou une guerre déclarée dans le pays où l’Hôtel est situé, font qu’il est illégal ou impossible pour l’Hôtel d’accueillir l’Evènement. La partie concernée peut résilier l’Accord exprès sans engager sa responsabilité en informant par écrit l’autre partie dans les dix (10) jours qui suivent la survenue de cette circonstance.

Etant donné que les possibilités de réservation de groupe sont examinées par l’Hôtel en fonction de nombreux facteurs (y compris, mais sans s’y limiter, le tarif et la disponibilité des chambres, les recettes minimales totales prévues, les demandes saisonnières, etc.), afin qu’aucun doute ne subsiste, les conditions générales acceptées dans le présent Accord par l’Hôtel, y compris, mais sans s’y limiter, les tarifs spéciaux et les concessions décrites dans les présentes, sont au bénéfice de l’Evènement stipulé dans le présent Accord uniquement et ne peuvent pas être utilisées par le Client pour créer un précédent obligatoire pour des évènements futurs dans notre Hôtel ou dans tout autre hôtel faisant partie du portefeuille de Hilton Worldwide.

Toute modification ou changement des dispositions stipulées dans l’Accord exprès doit être fait(e) par écrit, signé(e) par vous et nous, sous réserve cependant que vous nous garantissiez votre participation par téléphone. Toute disposition de l’Accord exprès qui s’avère illégale ou inapplicable dans une juridiction quelle qu’elle soit, est réputée être sans effet à concurrence d’une telle illégalité ou inapplicabilité sans affecter la validité des dispositions restantes, et ladite disposition illégale ou inapplicable doit être reformulée afin de refléter autant que possible les intentions initiales des parties conformément à la loi applicable.