Deze Aanvullende Algemene Voorwaarden en de Verkorte Overeenkomst, (als collectief, deze “Overeenkomst”), wordt aangegaan door en tussen het Hotel en de Cliënt, zoals deze begrippen zijn gedefinieerd in de Verkorte Overeenkomst. Alle gekapitaliseerde begrippen hierin die niet specifiek zijn omschreven, zullen de betekenis hebben zoals aan hen toegeschreven in de Verkorte Overeenkomst. Voor de volledige duur van uw gebruik van en verblijf in het Hotel tijdens uw Evenement, zult u voldoen aan alle eisen die hierin zijn opgenomen en zoals deze van tijd tot tijd naar eigen goeddunken van Hilton Worldwide kunnen worden gewijzigd door Hilton Worldwide, Inc. (“Hilton Worldwide”) en gepubliceerd op de website.

U gaat ermee akkoord het Hotel te betalen voor alle voedsel, drank en andere diensten die niet uitdrukkelijk in de Verkorte Overeenkomst en enige bijlage zijn vernoemd maar op uw verzoek beschikbaar worden gesteld tijdens het Evenement. Op of voor de datum van aankomst, dient u ons schriftelijk de namen te bevestigen van de personen die u gemachtigd heeft om goedkeuring te geven voor aanvullende uitgaven tijdens het Evenement die uitstijgen boven de contractueel vastgelegde bedragen. Al onze gegevens omtrent aanvullende uitgaven (huur van vergaderruimte, audiovisuele apparatuur, flip-overs, verzorging van voedsel & drank en andere kosten) zullen dagelijks worden voorgelegd aan een van uw bevoegde ondertekenaars voor controle en ondertekening.

Indien uw Evenement slaapkameraccommodatie omvat, dan moet, om specifieke kamertypes toe te wijzen aan uw deelnemers, elke slaapkamer in uw kamerblok bevestigd worden op de hieronder beschreven wijze, uiterlijk veertien (14) dagen voor uw Datum van Aankomst. Deze datum zal bekend staan als uw “einde termijn voor reservering.” Na het einde van de termijn voor reservering, gaat u ermee akkoord dat het Hotel ongebruikte gereserveerde slaapkamers in uw kamerblok aan andere klanten kan aanbieden om de verliezen van het Hotel en uw verplichtingen uit de schadevergoedingsclausule inzake prestaties te verminderen. Bevestiging van kamers na het eind van de termijn zal uitsluitend worden geaccepteerd op basis van beschikbaarheid en het op dat moment geldende publieke Hoteltarief. Om een slaapkamer in uw kamerblok te bevestigen, moet de slaapkamer door u, de Planner of de gast die uw Evenement bezoekt, gereserveerd worden met een geldige creditcard tenzij er een vooruitbetaling is gemaakt. Mocht u slaapkamers met uw creditcard reserveren, dan kunnen uw deelnemers daarna hun eigen creditcardgegevens doorgeven voor hun eigen slaapkamers. Houd er rekening mee dat het Hotel de creditcard niet zal belasten op het moment van bevestigen van een kamer. Creditcards worden pas belast in de volgende gevallen: 1) Bij het uitchecken, tenzij u een andere vorm van betaling verschaft, en 2) als er sprake is van kosten voor vroegtijdige annulering of no-show. Als alle slaapkamers in uw kamerblok met één creditcard bevestigd worden op of voor het einde van de termijn voor reservering, wordt u verzocht een kamerlijst in te dienen met de naam van de gast die elke slaapkamer bezet, samen met het adres van de gast.

Conform het toepasselijke recht, mag u geen eigen voedsel en/of dranken het Hotel in brengen voor uw Evenement. U moet onze voorafgaande toestemming verkrijgen voordat u eten of dranken van externe partijen ons Hotel in brengt. Servicekosten zijn van toepassing op alle externe voeding of drank geserveerd in onze zalen, ongeacht of arbeidskrachten van het Hotel nodig zijn.

Regelingen voor de levering van pakketten moeten worden gemaakt via uw aangewezen Evenement manager. Er zijn mogelijk kosten van toepassing voor ontvangst, afhandeling en verzending. Wij aanvaarden geen pakketten waarvoor wij verzendkosten moeten betalen. Leveringen worden uitsluitend geaccepteerd binnen 48 uur voor uw aankomstdatum, tenzij anders door ons van tevoren is overeengekomen. Alle leveringen dienen correct gelabeld te zijn volgens onze richtlijnen. Voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, zijn wij niet verantwoordelijk voor eventuele schade aan of verlies van uw pakketten.

Mocht u ervoor kiezen om tijdens uw Evenement externe aannemers te gebruiken in het Hotel, moet u ons hiervan ten minste 10 dagen voor uw Evenement op de hoogte stellen. Wij kunnen vereisen dat uw externe aannemers (i) een overeenkomst inzake vrijwaring, schadevergoeding en verzekering ondertekenen zoals momenteel in gebruik door het Hotel voor soortgelijke externe aannemers, en (ii) een bewijs van verzekering tonen met voor ons aanvaardbare bedragen (bedragen en soorten verzekeringen worden bepaald naar ons eigen goeddunken op basis van het type diensten die de externe aannemer zal leveren) voordat de externe aannemer wordt toegestaan om diensten te leveren in ons Hotel. In sommige gevallen kan het Hotel verplicht zijn om, op grond van verplichtingen die het Hotel door vakbonden of collectieve arbeidsovereenkomsten zijn opgelegd, gebruik te maken van arbeidskrachten van het Hotel om bepaalde diensten te verlenen. U gaat er dan ook mee akkoord om de vergoedingen en/of kosten te betalen voor deze diensten.

Voor zover wettelijk toegestaan, aanvaardt u volledige verantwoordelijkheid voor het gedrag van alle personen die uw Evenement bijwonen en aansprakelijkheid voor verlies en/of schade aan enig onderdeel van ons Hotel gedurende de duur van uw Evenement veroorzaakt door uw werknemers en tijdelijke werknemers, vertegenwoordigers, aannemers, onderaannemers, alsmede door deelnemers aan uw Evenement. U wordt geadviseerd de juiste verzekering te verkrijgen en in stand te houden, waarvan een certificaat of een bewijs door het Hotel kan worden opgevraagd. U kunt naar eigen keuze een verzekering afsluiten om uw decoraties, bijzondere objecten en andere eigendommen te dekken. Voor zover toegestaan door de toepasselijk wetgeving, is het Hotel niet verantwoordelijk voor eventuele schade aan of verlies van uw eigendommen, noch heeft het Hotel hier een verzekering voor. Indien vereist, naar ons eigen en redelijke goeddunken, teneinde adequate beveiligingsmaatregelen te handhaven voor de omvang en/of aard van uw Evenement, zult u, op uw kosten, veiligheidspersoneel voorzien van een betrouwbaar, erkend beveiligingsbedrijf dat zaken doet in de stad of land waarin wij ons bevinden. Dit bedrijf is onderworpen aan onze voorafgaande goedkeuring. Dergelijk beveiligingspersoneel mag geen wapens dragen.

U gaat ermee akkoord om te voldoen aan alle toepasselijke wetten en voorschriften, met inbegrip van, zonder beperking, wetten en voorschriften inzake gezondheids- en veiligheidsreglementen, anti-terrorisme, anti-corruptie, anti-witwaspraktijken, en brandvoorschriften. U verklaart en garandeert dat u momenteel niet op de OFAC Lijst staat, noch op enige soortgelijke lijst van beperkte partijen, met inbegrip van dit soort lijsten van andere overheden overeenkomstig toepasselijke sancties van de Verenigde Naties, regionale of nationale handels- of financiële organisaties. Indien u op een dergelijke lijst van beperkte partijen wordt geplaatst voor uw datum van aankomst, dan moet u ons hiervan onmiddellijk op de hoogte stellen. De OFAC Lijst kunt u vinden op http://www.treasury.gov/resource-center/sanctions/sdn-list/pages/default.aspx.

Naast eventuele andere wettelijke rechten en juridische middelen waarover wij beschikken volgens de toepasselijke wetgeving, kunnen wij uw Evenement en de Verkorte Overeenkomst annuleren zonder aansprakelijkheid onder elk van de volgende omstandigheden: (I) indien vooruitbetalingen of deposito’s niet tijdig zijn betaald; (ii) indien u of een van uw werknemers, vertegenwoordigers, onderaannemers of functionarissen, enige onwettige daad begaat, of zich zo gedraagt dat dit waarschijnlijk nadelige invloed zal hebben op de reputatie van het Hotel of Hilton Worldwide; of (iii) om andere redenen indien wij redelijk achten dat het noodzakelijk is dit te doen om te voldoen aan onze verplichtingen volgens de toepasselijke wetten of voorschriften, inclusief uw toevoeging aan een lijst van beperkte partijen zoals beschreven in de vorige clausule. In het geval dat wij uw Evenement wegens dringende redenen annuleren als bedoeld in deze clausule, dan zullen wij recht hebben op de volledige schadevergoeding voor annulering zoals voorzien in de Verkorte Overeenkomst.

Wij kunnen ervoor kiezen om alle afzonderlijke overeenkomsten tussen u en het Hotel voor toekomstige aanvullende evenementen te annuleren zonder enige aansprakelijkheid jegens u voor deze annulering (geen vergoedingen, kosten, schade of boetes zullen aan het Hotel verschuldigd zijn ten gevolge van de annulering en er zal geen claim aanhangig gemaakt worden tegen het Hotel ten gevolge van de annulering) indien een van de volgende situaties zich voordoet: (i) de hoofdrekening van een voltooid Evenement blijft onbetaald na 60 dagen; (ii) uw werknemers, vertegenwoordigers, aannemers of bezoekers veroorzaken onredelijke schade aan of verstoring van het eigendom, het functioneren of de gasten van het Hotel; (iii) in geval van een criminele activiteit in het Hotel ten gevolge van of gerelateerd aan uw Evenement; of (iv) indien u een buitensporig aantal bevestigde evenementen annuleert, zoals vastgesteld door het Hotel en geheel naar eigen goeddunken.

Wij hebben het recht om alle advertenties of promotionele materialen te controleren en goed te keuren in verband met uw Evenement die specifiek verwijzen naar de naam van het Hotel of een naam of logo dat eigendom is van een dochteronderneming van Hilton Worldwide.

Als een persoon in de Verkorte Overeenkomst als de Evenementenplanner is aangeduid, komt deze persoon wellicht in aanmerking voor een Evenementenplanner Bonus voor een in aanmerking komend evenement. Alleen de Evenementenplanner specifiek vernoemd in de Verkorte Overeenkomst komt in aanmerking voor deze Evenementenplanner Bonus, tenzij wij voorafgaand aan het Evenement schriftelijke bevestiging ontvangen ondertekend door u of de Planner (voor zover van toepassing) dat een andere persoon de Evenementenplanner Bonus dient te ontvangen. Voor dit Evenement zal de Evenementenplanner anderhalve HHonors bonuspunten verdienen voor elk in aanmerking komende één U.S. Dollar die is gespendeerd, tot een maximum beloning van 100.000 punten. Alle details en regels met betrekking tot het Evenementenplanner Bonusprogramma zijn beschikbaar op www.hilton.com. Het Hilton HHonors lidmaatschap, het verdienen van punten en inwisselen van punten is onderworpen aan HHonors Algemene Voorwaarden. Voordat de Evenementenplanner Bonus kan worden uitgegeven, moet een bevestigingsformulier worden ondertekend door een bevoegde vertegenwoordiger van de werkgever van de Evenementenplanner en bij ons worden ingediend. Dit formulier bevestigt dat de werkgever zich bewust is van de “benefits” die worden geboden aan de Evenementenplanner, en dat de uitgifte van deze “benefits” geen schending vormt tegen het beleid van de werkgever op de datum van uitgifte van de Evenementenplanner Bonus. Wij kunnen u voorzien van een voor ons aanvaardbaar bevestigingsformulier. U gaat ermee akkoord dat u de volledige verantwoordelijkheid aanvaardt om te beslissen of openbaarmaking van de Evenementenplanner Bonus vereist is en voor een dergelijke openbaarmaking indien dat nodig is. Bovendien gaat u ermee akkoord om ons te vergoeden voor enige honoraria, kosten, schulden of lasten die wij oplopen indien een persoon beweert dat de openbaarmaking onvoldoende was.

Indien uw tarieven aan commissie onderhevig zijn, zullen wij alleen commissie betalen aan die agentschappen die gecertificeerde leden zijn van IATA, TIDS of HBAA (of soortgelijke instanties). Indien uw Evenement slaapkameraccommodatie omvat, zal de commissie betaald worden bovenop het slaapkamertarief (exclusief eventuele kortingen, vergoedingen voor huisvestingsmaatschappijen of andere subsidies) voor elke slaapkamer daadwerkelijk door u of uw deelnemers bezet en betaald en gereserveerd als onderdeel van uw kamerblok tegen de speciale groepstarieven zoals aangegeven in de Verkorte Overeenkomst. Er zal alleen commissie worden uitbetaald aan de aangewezen Planner, tenzij wij voorafgaand aan het Evenement schriftelijk door u en de aangewezen Planner ondertekend bericht ontvangen dat de commissie aan een andere persoon of entiteit moet worden betaald. Tenzij specifiek bepaald in de Verkorte Overeenkomst, zal de commissie in één betaling worden uitgekeerd, maar alleen nadat wij de volledige betaling voor het Evenement evenals een geldige commissiefactuur hebben ontvangen. Wij hebben geen verplichting om enige actie te ondernemen om middelen te innen die worden betaald als commissies. U gaat ermee akkoord om de volledige verantwoordelijkheid te aanvaarden voor de beslissing of openbaarmaking van de commissie vereist is en voor een dergelijke openbaarmaking indien dat nodig is. Bovendien gaat u ermee akkoord om ons te vergoeden voor enige honoraria, kosten, schulden of lasten die wij oplopen indien een persoon beweert dat de openbaarmaking onvoldoende was.

De partijen komen overeen om commercieel redelijke inspanningen te leveren om informeel en tijdig enig geschil op te lossen over elke aangelegenheid die verband houdt met deze Verkorte Overeenkomst door dit geschil voor te leggen aan senior vertegenwoordigers van elke partij voor bespreking en mogelijke oplossing ervan in de volgorde zoals hierin aangegeven; echter een geschil inzake inbreuk op intellectuele eigendomsrechten is niet onderworpen aan deze bepaling. Indien binnen een periode van dertig (30) kalenderdagen na de indiening van een betwiste zaak in overeenstemming met deze clausule, de partijen het niet eens worden over een oplossing van een dergelijk geschil, dan kan elke partij de andere partij kennisgeven van diens intentie om over te gaan tot arbitrage of rechtszaak. De Verkorte Overeenkomst wordt beheerst door en geïnterpreteerd overeenkomstig de wetten van het land waar het Hotel gelegen is, met uitzondering van enige wetten inzake de keuze van of conflicten tussen wettelijke bepalingen. Arbitrage bij geschillen (indien hiervoor gekozen door de klagende partij) voortkomende uit of in verband met deze Verkorte Overeenkomst worden beslecht in het rechtsgebied waarin het Hotel zich bevindt onder de Regels van Arbitrage van de Internationale Kamer van Koophandel door een of meer bemiddelaars aangewezen overeenkomstig voornoemde Regels. Procesvoering bij geschillen (indien hiervoor gekozen door de klagende partij) voortkomende uit of in verband met deze Verkorte Overeenkomst worden beslecht in een rechtbank van een competente jurisdictie in de stad en het land waarin het Hotel zich bevindt (of de dichtstbijzijnde beschikbare locatie), en de partijen zien uitdrukkelijk af van het recht op juryrechtspraak.

De partijen komen overeen dat in het geval van enig geschil voortkomende uit of verwant met deze Verkorte Overeenkomst, de in het gelijk gestelde partij in een arbitrale of gerechtelijke procedure recht heeft op vordering van een vergoeding van diens juridische honoraria en kosten, plus pre- en post arrest belangen. Indien we de diensten van een incassobureau of wettelijk vertegenwoordiger inroepen om te assisteren bij de vordering van enige aan ons verschuldigde bedragen uit hoofde van de Verkorte Overeenkomst, betaalt u alle kosten die door ons gemaakt worden voor een dergelijke inspanning tot invordering.

De verbintenissen van elke partij zullen bindend zijn voor hun respectievelijke opvolgers en rechtverkrijgenden. U mag de Verkorte Overeenkomst of enige rechten daaronder niet overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het Hotel. Verder zijn de faciliteiten gecontracteerd in de Overeenkomst voor uw exclusieve gebruik, inclusief de vergaderruimten. U mag reserveringen niet doorverkopen. Indien we merken dat er sprake is van enige schending van dit gedeelte, kunnen we onmiddellijk de Overeenkomst zonder enige aansprakelijkheid jegens u voor gecontracteerde kamers of tarieven beëindigen en bent u verantwoordelijk voor enige schade die voortvloeit uit de annulering zoals hierin vermeld.

Geen van beide partijen zal verantwoordelijk zijn voor de niet-nakoming van de Verkorte Overeenkomst indien omstandigheden buiten hun controle (met inbegrip van, maar niet beperkt tot, force majeure, overheidsingrijpen, terroristische aanslagen in de stad waar het Hotel zich bevindt, of een uitgeroepen oorlog in het land waar het Hotel zich bevindt) welke het voor het Hotel illegaal of onmogelijk maken om het Evenement te houden.

Aangezien elke groepsboeking geëvalueerd wordt op basis van talrijke factoren (waaronder inbegrepen, maar niet beperkt tot tarief en beschikbaarheid van kamers, totaal minimum verwachte inkomsten, seizoensgebonden vraag, enz.) zijn, voor alle duidelijkheid, de begrippen en voorwaarden van deze Overeenkomst, met inbegrip van maar niet beperkt tot de bijzondere tarieven en concessies hierin beschreven, slechts ten behoeve van het Evenement vermeld in deze Overeenkomst. Deze Overeenkomst kan dan ook niet door Cliënt worden gebruikt om een bindend precedent te creëren voor toekomstige evenementen in ons hotel of in een ander hotel dat opereert binnen de Hilton Worldwide portfolio van hotels.

Eventuele aanpassingen of veranderingen van de regeling beschreven in de Verkorte Overeenkomst moeten schriftelijk worden ingediend, ondertekend door zowel u als ons, met dien verstande echter, dat uw uiteindelijke garantie van aanwezigheid kan worden gemaakt via de telefoon. Elke bepaling in de Verkorte Overeenkomst die wordt beschouwd als onwettig of niet-afdwingbaar in enig rechtsgebied wordt niet effectief voor zover deze onrechtmatigheid of niet-afdwingbaarheid reikt, zonder invloed op de resterende bepalingen. Een dergelijke onwettige of niet-afdwingbare bepaling dient te worden aangepast om zoveel mogelijk de oorspronkelijke bedoelingen van de partijen in overeenstemming met de toepasselijke wet te reflecteren.