ヒルトンマスターハイブリッドイベント契約書 – 追加契約条件

本追加契約条件はヒルトンマスターハイブリッドイベント契約書 及び該当するハイブリッドイベント条件書を補完するものである。ここに用いられている用語で以下に定義のない用語は全てヒルトンマスターハイブリッドイベント契約書に定義する意味を有するものとする。

  1. 追加支出:

ハイブリッドイベント条件書及び付属書類のいずれにも記載はないが、ハイブリットイベント中、クライアントの要望により提供された全ての飲食物及びサービスについて、クライアントは当ホテルに対しその料金を支払うことに同意する。クライアントは、ハイブリットイベントにおいて契約した金額以上の追加支出について許可する権限のある人物の氏名を到着日までに、書面にて当ホテルに通知確認することとする。追加支出(会議室使用料、映像機器、フリップチャート、飲食物及び雑費など)の記録は、追加支出の承認権限のある人物による確認及び署名を行うため、 毎日提示されるものとする。承認権限のある人物が全部又は一部の追加支出について日々確認を行わなかったことは、支払いに異議を唱える根拠とはならない。

  1. 飲食物の持ち込み:

適用ある法令により、ハイブリットイベントに外部からアルコール飲料を当ホテルに持ち込むことは禁止とする。食べ物又はノンアルコール飲料の外部からの持ち込みについては、当ホテルによる事前の許可を必要とする。当ホテルによる労働力の必要性にかかわらず、当ホテルの宴会場で提供される外部からの持ち込み飲食物については、サービス料が課せられるものとする。

  1. 配達物

荷物の配達については、クライアントの指定するイベントマネージャーを通じて手配しなければならない。受取、発送及び取扱手数料が課せられる場合がある。 当ホテルは、当ホテルによる荷物の発送費の支払が必要となる荷物を受け入れないものとする。当ホテルの事前承認がなければ、配達された荷物の受取は、クライアントの到着日の48時間前からとする。全ての配達物は、当ホテルのガイドラインに沿って正確に荷札が添付されなければならない。適用ある法令が許可する最大限の範囲において、クライアントの荷物の破損や紛失に関し、当ホテルは責任を負わないものとする。

  1. 外部請負業者:

イベント中に外部請負業者を当ホテル敷地内で利用する場合、ハイブリットイベントの10日前までに当ホテルにその旨を通知しなければならない。外部請負業者が当ホテル敷地内でサービスを行うことを当ホテルが承認する前に、当該請負業者に対して、当ホテルが現在同種の外部請負業者に対して使用している形態の賠償責任免除、補償及び保険契約に署名を求め、当ホテルが受け入れ可能な金額の保険の加入の証拠を提供することを求める場合がある(保険金額及び保険の種類については、外部請負業者が行うサービスの内容に基づき、当ホテルの単独の裁量において決定する)。場合によっては、労働組合又は団体交渉契約によって当ホテルに課せられた義務に従い、特定のサービスの提供に当ホテルの労働者を利用する必要があり、クライアントはそれらのサービスに対する手数料及び料金の支払いに同意する。

  1. イベント運営:

法律が許可する最大限の範囲において、ハイブリットイベント中に発生した当ホテルの施設に対するあらゆる損害について、貴社が全責任を負うものとする。損害には、貴社、貴社の従業員、参加ゲスト、代理人、及び請負業者が与えたものを含むがこれらに限らず、また、装飾、装置、展示品、又はその他物品の取り付け、設置、及び撤去により発生したものを含むがこれらに限られない。明確にするため、参加ゲストの宿泊する客室又は貴社が占有していない当ホテルの公共スペースに発生した損害については、貴社の責任とするものではない。かかる事態が発生した場合、当ホテルはその損害に対して責任を負うゲストに賠償の支払いを請求するものとする。貴社は、当ホテルにより要請された適切な保険を入手し有効にしておくものとする。当ホテルはその証書又は証拠を要求することがある。貴社は自己の選択において、貴社の装飾、特別な物品及びその他所有物を補償する保険を購入できる。当ホテルは、貴社の所有物に対する損害又は紛失を補償する保険に加入しておらず、適用ある法令によって許可される最大限の範囲において、当ホテルは貴社の所有物に対する損害又は紛失に対して責任を負わないものとする。当ホテルの単独の合理的な判断により、貴社が催すイベントの性質及び/又は規模を考慮し適切な安全対策のために必要と考えられる場合、貴社は、貴社の費用負担において、当ホテルの所在している都市又は国にて業務を行う信用性が高く、資格のある守衛又は警備会社から警備員を手配するものとし、かかる警備会社は当ホテルによる事前の承認を必要とする。また、かかる警備員は、武器を保持してはいけない。

  1. 法令遵守:

各当事者は、ハイブリットイベントに関して適用ある全ての法令(安全衛生、反テロリズム、汚職防止、マネーロンダリング防止法令及び防火規則を含むが、これらに限定されない)を遵守することに同意する。各当事者は、そのような適用法令の遵守を確保するために、他の当事者及び関連する政府当局と協力することに同意する。クライアントは、ハイブリッドイベント条件書に基づいて当ホテルが履行する能力は、適用される全ての法令を当ホテルが遵守することが条件となることを明示的に認め、同意する。適用法令に基づき当ホテルが利用できるあらゆるその他の法的権利及び救済策に加えて、当ホテルが適用される全ての法令に基づく当ホテルの義務を遵守するために必要があると合理的に判断した場合、当ホテルは誰に対しても責任を負うことなくハイブリッドイベント及びハイブリッドイベント条件書を解除することができるものとする。

  1. 理由がある解除:

適用法令に基づき当ホテルが利用できるあらゆるその他の法的権利及び救済手段に加えて、次に掲げる状況のいずれかが発生した際は、当ホテルは責任を負うことなく、イベント及びハイブリッドイベント条件書を解除することができる。(i) 前払金又はデポジットが適時に支払われない場合; (ii) 貴社、又は貴社の従業員、代理人、下請業者若しくは役員が、違法行為を行ったり、当ホテル又はヒルトンの評判に悪影響を及ぼす可能性があると考えられる行為を行った場合; 又は(iii) 適用される全ての法令に基づく当ホテルの義務を遵守するために解除が必要であると当ホテルが合理的に考えるその他の理由がある場合。本条に従い、貴社のハイブリットイベントについて当ホテルが理由のある解除を行った場合、当ホテルは本マスター契約に規定される全体キャンセル料を請求する権利を有する。

  1. 将来のイベントを解約する当ホテルの権利:

次に掲げる状況のいずれかが発生した場合、当ホテルは、将来行われる追加の会議/催し物について貴社と当ホテルの間で別途締結したいかなる契約についても、貴社に対し責任を負うことなく解除することができる(解除により、当ホテルが手数料、料金、損害又は違約金を支払う必要はなく、当ホテルに対し請求はできないものとする。): (i) 終了したハイブリットイベントのマスターアカウントが、60日を経過しても未払いのままとなっている場合; (ii) 貴社の従業員、代理人、請負業者又は参加者が、当ホテルの施設、経営又はお客様に対し、不当な損害又は混乱を与えた場合; (iii) 当ホテルの施設において、貴社のイベントから発生した、又はそれに関連する犯罪行為があった場合; 又は(iv) 貴社が、イベントを予約した後、過剰な数の予約確認済みのイベントを解約したと、当ホテルがその裁量において判断した場合。

  1. プロモーションにおける留意事項:

当ホテルは、当ホテル名又はヒルトンの子会社が保有するロゴ若しくは名称が具体的に記載されているクライアントのハイブリットイベントに関連する広告又は販促資料について、検査及び承認を行う権利を有する。映像機器サービス、装飾、花屋、その他のサービスを含む、当ホテルにて会議/催し物を開催する団体にサポートサービスを提供する第三者プロバイダーとの間で、当ホテルがハイブリットイベント及びプランナー情報を共有することについて、クライアントは同意するものとする。

  1. イベントプランナー・ボーナスプログラム(該当する場合):

ハイブリッドイベント条件書にて、イベントプランナーとして個人が指定されている場合、その個人は、該当のイベントにおいて、イベントプランナー・ボーナスを得ることができる場合がある。イベントプランナー・ボーナスを得ることができるのは、ハイブリッドイベント条件書にて具体的に記載されているイベントプランナーに限るものとする。イベントプランナー・ボーナスプログラムに関する全ての詳細及び規則については、次のウェブサイトにて確認することができる。www.hilton.com. クライアントは、イベントプランナー・ボーナスについての開示が必要かどうかの判断、及び開示が必要である場合は開示の実行について、全責任を負うことに同意する。

  1. コミッション (該当する場合。および代理店のみ):

貴社の料金がコミッションの支払い対象の場合、当ホテルは代理店がIATA, TIDS, 又はHBAA(又は同種の組織)の正式会員である場合にのみ、コミッションを支払うものとする。コミッションは指定されたプランナーにのみ支払われるが、貴社及び当該プランナーの署名入り書面にて、コミッションはその他の人物又は企業に支払われる旨の通知を、ハイブリットイベントの開始前に当ホテルが受理した場合はこの限りではない。ハイブリッドイベント条件書にて特に明記がない限り、コミッションは一括にて支払われるが、ハイブリットイベント料金全額の支払いと有効なコミッション請求書を当ホテルが受領した後にのみ支払われるものとする。当ホテルは、コミッションとして支払われる資金の回収のために行動する義務を負うものではない。クライアントは、コミッションについての開示が必要かどうかの判断、及び開示が必要である際は開示の実行について、全責任を負うことに同意する。さらにクライアントは、開示が不十分であったと主張する者がいた場合、当ホテルが被った手数料、費用、責任又は経費について、当ホテルに償還することに同意する。

  1. 紛争解決/準拠法:

両当事者は、 本マスター契約又はハイブリッドイベント条件書に定める手順に従い、議論及び可能な解決策のために各当事者の上級代表者に対し紛争を提示することによって、商業的に合理的な努力をもって、本マスター契約又はハイブリッドイベント条件書に関連する問題に関する紛争を非公式かつ適時に解決することに同意する。但し、知的財産権の侵害に関する紛争については、本条の対象とはならない。本条に従って紛争事項が提示されてから30暦日以内に両当事者間がかかる紛争の解決に合意できない場合、いずれの当事者も訴訟を進める意志がある旨を相手方に対し通知できる。ヒルトンが英国において多くの業務を行っていること及び契約の執行についての確実性が必要であることに鑑み、最大限可能な限り、本マスター契約及び本マスター契約に基づいて発行される全てのハイブリッドイベント条件書は、イングランド及びウェールズ法を準拠法とし、同法に従って解釈されるものとする。但し、法の選択又は抵触法は除くものとする。ハイブリッドイベント条件書に起因又は関連して生じたクライアント及び当ホテルの間の紛争の訴訟は、当ホテルの所在地を管轄する裁判所(又は直近の利用可能な場所)において解決されるものとする。

  1. 債権回収/法律費用:

両当事者は、本マスター契約又はハイブリッドイベント条件書に関連又は起因して生じたいかなる紛争についても、訴訟において勝訴した当事者は、合理的な弁護士費用及び訴訟費用並びに判決前及び判決後の利子を相手方から回収できることに同意する。ハイブリッドイベント条件書に基づいて当ホテルに支払われるべき金額の回収を支援するために、当ホテルが回収業者又は法定代理人を利用した場合、かかる回収の努力で発生した全ての費用は、クライアントが支払うものとする。

  1. 承継者及び譲受人:

各当事者による約束は、それぞれの承継者及び譲受人を法的に拘束するものとする。

  1. 免責事項:

ヒルトンマスターハイブリッドイベント契約書に署名することによって、ヒルトンが、ヒルトンマスターハイブリッドイベント契約書に基づいて発行されたハイブリッドイベント条件書に基づく義務を負うことはないものとする。当該義務は、該当するハイブリッドイベント条件書に明記された参加ホテルのみが負担するものとする。クライアントは、参加ホテルがヒルトン又はその関連会社に保有されている場合を除き、ヒルトンシステム内のハイブリッドイベント条件書に関する参加ホテルの作為又は不作為について、ヒルトン若しくはその関連会社、又はそれらの株主、取締役、役員、従業員、若しくは代理人に対して、法的措置を講じないものとする。締結されたハイブリッドイベント条件書に適用されるヒルトンマスターハイブリッドイベント契約書の条件に関連する重大な紛争が発生した場合、クライアントからの合理的な要求に応じて、ヒルトンは、商業的に合理的な努力をもって、クライアントと関連する参加ホテル間の議論に積極的に関与し、当該重大な紛争について協議その他両者が受け入れ可能な解決に至るよう試みることに同意する。

  1. 雑則:

両当事者は、ハイブリッドイベント条件書がクライアント及び該当する参加ホテルとの間で締結された場合、ヒルトンマスターハイブリッドイベント契約書の適用ある条項に補足されて、共に両当事者間の完全な契約を構成するものとなり、書面により及び両当事者の署名がある場合を除き、改正又は修正できないことに同意する。但し、クライアントの最終の参加人数の保証については、電話でなされてもよいこととする。いずれかの法域において、 違法又は法的強制力がないとされるマスターハイブリッドイベント契約書又はハイブリッドイベント条件書の条項については、その違法性又は強制不可性の範囲において無効とし、その他の条項については無効とされないものとする。また、かかる違法又は法的強制力がない条項は、適用法令に従い、両当事者の当初の意図を可能な限り反映するように修正されたものとみなす。